Rundown Acara: Pengertian dan Tujuannya

Rundown acara adalah susunan dari suatu acara. Umumnya rundown diperlukan untuk membuat acara berjalan lancar dan sesuai dengan urutan yang telah direncanakan. 

Rundown acara memiliki peranan yang penting. Sebab, tanpa adanya rundown , sebuah acara tidak bisa berjalan sesuai dengan rencana yang diinginkan. Oleh karena itu, penting untuk membuat rundown yang jelas sebelum mengadakan acara apa pun, baik formal maupun nonformal.   

Apa Itu Rundown Acara? 

Dikutip dari buku O tomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan SMK/MAK Kelas XII , Tuginem, S.Pd., M.Pd., dkk., (2021:158), rundown acara adalah susunan program yang sistematis dari sebuah acara yang dilengkapi dengan batasan durasi dan berbagai keterangan singkat yang diperlukan.  

Umumnya rundown acara dibuat oleh panitia dari acara tersebut. Kebanyakan rundown dibuat dalam bentuk tabel. Rundown dapat digunakan untuk berbagai acara, termasuk seminar, talkshow , konser musik, dan lain sebagainya. 

Tujuan Adanya Rundown Acara

Memiliki peranan yang penting dalam sebuah acara, terdapat beberapa tujuan dari penggunaan rundown . Berikut adalah berbagai tujuan dari pembuatan rundown acara.

1. Membuat Acara Lebih Teratur

Tujuan pertama dari adanya rundown acara adalah untuk membuat acara berjalan dengan lebih teratur. Pasalnya, dalam rundown ditulis lengkap mengenai acara dan bagaimana acara akan berlangsung.

Dalam rundown juga terdapat susunan acara yang dimulai dari awal hingga akhir. Dengan demikian, acara dapat berjalan dengan lancar dan teratur, sesuai urutan yang telah ditentukan. 

2. Menghemat Waktu

Menghemat waktu merupakan tujuan berikutnya dari pengadaan rundown acara. Sebab, dengan adanya rundown , panitia dapat menentukan durasi acara dengan tepat.

Dalam rundown , setiap susunan acara dibatasi dengan durasi yang diperlukan misalnya, untuk Berbagai acara membutuhkan waktu 20 menit. Jadi, Berbagai hanya bisa dilakukan sesuai durasi yang telah ditentukan, yaitu 20 menit saja, tidak lebih maupun kurang.  

3. Mempermudah Koordinasi Panitia dan Pengisi Acara

Adanya rundown dapat mempermudah koordinasi antara panitia dengan pengisi acara. Hal ini dapat membuat panitia dan pengisi acara yang terkait dapat melaksanakan tugasnya dengan baik dan benar. 

Contohnya adalah panitia bisa tahu kapan harus melakukan sesuatu, termasuk untuk pengisi acara. Jadi, para pengisi acara bisa bersiap tepat waktu sesuai giliran masing-masing dalam mengisi acara. 

4. Membuat Semua Bagian Terkoordinasi dengan Baik 

Tujuan lainnya dari adanya rundown adalah membuat semua bagian dalam acara bisa terkoordinasi dengan baik. Dengan begitu, maka acara bisa berjalan lancar. Hal ini pun bisa meminimalkan terjadinya kesalahan atau kekacauan. Jadi, tidak mengherankan, jika keberadaan rundown pada suatu acara sangat penting. 

Itu dia informasi mengenai rundown acara yang perlu ada dalam setiap acara. Dengan adanya rundown , acara dapat berjalan dengan lancar sesuai susunan yang telah direncanakan sebelumnya.