Apa itu Rapat Kerja? Cek 8 Persiapan Sebelum Mengadakan Raker

Apa itu rapat kerja? Setiap perusahaan khususnya sebuah instansi maupun perusahaan pasti sering mengadakan rapat seperti ini minimal 1 tahun sekali. 

Rapat kerja atau raker adalah diskusi internal yang diikuti seluruh karyawan dengan tujuan untuk membahas suatu hal atau beberapa topik berkaitan dengan pelaksanaan tugas organisasi atau perusahaan. 

Jika Anda ingin mengadakan acara rapat, tetapi masih bingung bagaimana cara mengadakannya, yuk, intip ulasannya tentang rapat kerja berikut ini.

BACA JUGA: 11 Souvenir Rapat Kerja Kekinian dan Bermanfaat

Tujuan Diselenggarakan Rapat Kerja

Setelah mengetahui  apa itu raker, sekarang Anda perlu tahu apa saja tujuan dari diselenggarakannya acara ini. Simak penjelasan tujuan rapat kerja berikut ini.

1. Memperkuat Kerja Sama antara Anggota Tim dan Atasan

Manfaat rapat kerja kantor akan membuka peluang bagi karyawan untuk berkolaborasi dan menyampaikan gagasan dalam suatu pekerjaan. Sehingga, bisa membangun kerjasama yang harmonis dan efektif.

2. Sarana Koordinasi Tugas dan Menyampaikan Informasi

Rapat kerja bisa menjadi sarana yang efektif untuk mengumumkan informasi penting kepada karyawan. Tentunya hal ini akan lebih efisien bila semua karyawan dan juga petinggi hadir dalam rapat kerja. Sehingga, Anda tak perlu lagi mengulang hal yang sama.

3. Merumuskan Rencana Bisnis

Tujuan raker selanjutnya bisa dimanfaatkan untuk mendiskusikan rencana bisnis untuk masa yang akan datang. Anda bisa memanfaatkan momen ini untuk meminta masukkan rencana bisnis dari peserta rapat dan membahas masalah yang sedang dialami tim maupun perusahaan. 

4. Membantu Pengambilan Keputusan yang Sesuai dengan Organisasi atau Instansi

Terakhir, tujuan rapat kerja juga bisa dijadikan untuk mengambil sebuah keputusan besar yang menyangkut perusahaan atau melibatkan banyak pihak. Dengan melibatkan karyawan, maka semua orang akan merasa didengar sekaligus mendapatkan solusi terbaik.

Persiapan Sebelum Melakukan Rapat Kerja

Raker tidak sama dengan rapat biasa pada umumnya. Sehingga, perlu diadakan persiapan yang baik agar tujuan tercapai. Namun, bagaimana cara rapat yang baik dan benar? Simak tips persiapan mengadakan rapat kerja kantor berikut ini.

1. Tentukan Topik yang akan Dibahas dalam Rapat Kerja

Raker biasanya dilaksanakan pada hari kerja, sehingga beberapa pekerjaan pun bisa tertunda. Agar pertemuan bisa berjalan efektif dan efisien, Anda harus menentukan apa saja topik yang akan dibahas.  Topik yang dibahas haruslah yang penting dan cukup mendesak.

Jika di dalam rapat tersebut Anda atau orang lain akan melakukan presentasi pada sesi rapat tersebut, pastikan materi presentasi telah dipersiapkan dengan baik. Sampaikan materi yang memuat poin-poin penting untuk memperkuat gagasan pertemuan.

2. Menentukan Tujuan Rapat

Rapat kerja memiliki beragam tujuan, mulai dari mengambil keputusan penting, memecahkan masalah, atau mengumpulkan informasi. Anda harus menentukan tujuan diadakannya rapat kerja tersebut untuk efesiensi waktu. Bila perlu, konsultasikan kepada pimpinan Anda untuk mementukan tujuan raker.

3. Menetapkan Waktu dan Tempat Rapat

Tentukan waktu dan lokasi rapat kerja akan berlangsung. Sesuaikanlah pemilihan ruangan pertemuan dengan jumlah peserta. Pilihlah tempat yang nyaman, sesuai budget, dan mudah diakses oleh peserta rapat. Bila Anda memutuskan untuk mengadakannya di luar kantor, maka perlu diinformasikan lokasi dan waktu yang jelas. 

Sekadar tips, Anda bisa memberitahu waktu rapat 1 jam sebelum waktu sebenarnya akan dimulai agar tidak ada peserta raker yang datang terlambat.

4. Membentuk Panitia

Dalam mempersiapkan rapat kerja yang baik tentu tidak bisa dikerjakan hanya dengan 1 orang saja. Jadi, perlu dibentuk panitia agar persiapan yang dilakukan bisa maksimal dan efektif. 

Beberapa peran yang diperlukan dalam membuat rapat kerja, yaitu 

• Pemimpin: bertugas mencetuskan ide pertemuan, tujuan, peserta rapat, dan topik yang akan dibahas. 
• Fasilitator: bertugas memandu jalannya diskusi rapat, memastikan seluruh peserta mendengarkan apa yang dibahas, dan topik yang diangkat dibahas hingga tuntas. 
• Sekretaris: Peran dari sekretaris adalah mencatat poin penting yang dibahas dalam pertemuan, termasuk keputusan dan kesimpulan. Selain itu, sekretaris rapat harus membagikan hasil catatannya setelah rapat kepada peserta rapat.
• Timekeeper: Pada bagian ini timekeeper berperan dalam mengatur waktu berlangsungnya rapat kerja. Jadi, harus cermat memastikan rapat berjalan sesuai waktu yang dijadwalkan. Selain itu, time keeper bisa membantu mengoperasikan penggunaan powerpoint dan papan tulis. 
• Kontributor: Perannya memberikan masukan untuk jalannya diskusi lewat presentasi ide-ide.
• Pakar: Jika memungkinkan dan memiliki budget lebih ada beberapa rapat kerja yang mengundang expert atau pakar untuk berbagi pengetahuan tentang topik yang dibahas dalam rapat. 

5. Menentukan Budget

Berbeda dengan rapat biasa, rapat kerja biasanya diatur sedemikian rupa sehingga banyak kantor yang mengalokasikan budget khusus. Misalnya budget untuk membeli konsumsi, menyewa tempat, membayar expert, hingga untuk pembuatan souvenir.  

6. Menetapkan Aturan Selama Rapat Berlangsung

Agar berjalan efektif dan sesuai dengan waktu yang ditentukan, sebaiknya Anda menetapkan beberapa aturan yang berlaku selama rapat kerja kantor berjalan.

Contohnya, tidak boleh menerima telepon maupun membalas chat selama rapat, memulai dan mengakhiri rapat sesuai dengan waktu yang ditentukan, semua peserta wajib menyampaikan pendapatnya terkait topik yang dibahas, dan tidak ada yang boleh memotong pembicaraan orang lain.

7. Susun Agenda Acara

Dalam rapat kerja biasanya bukan hanya pemaparan dari pimpinan saja hal-hal yang akan didengarkan. Namun, berikan kesempatan tanya jawab dalam momen tersebut dan batasi waktu bagi setiap orang yang ingin presentasi. Tujuannya agar pertemuannya tidak memakan waktu terlalu lama.

8. Souvenir untuk Menunjang Kegiatan Rapat Kerja

Souvenir khusus juga diperlukan dalam rapat semacam ini. Pastikan barang yang diberikan berguna dan membantu peserta saat sedang dalam kegiatan ini. Beberapa rekomendasi produk yang bisa diberikan bisa Anda berikan dari SOUVIA. Apa saja produknya?  

a. BLOK A6 – Blocknotes A6 Lem

Meskipun ada sekretaris yang bertugas mencatat materi rapat, tapi seluruh peserta juga sebaiknya membuat catatan penting versinya sendiri. Nah, tapi terkadang banyak karyawan yang lupa membawa buku catatan. 

Jadi, salah satu produk yang pas untuk diberikan saat rapat kerja adalah buku agenda. Buku notebook dari SOUVIA didesain dengan teknik lem yang rapi.

Tersedia dalam ukuran buku A6 dan buku A5. Ukuran tersebut sangat fleksibel untuk disimpan di dalam di saku maupun di tas.

b. KANVAS – Goodie bag / Tote bag Kanvas (3 Warna)

Kami memiliki tote bag kanvas dalam 3 pilihan warna yaitu putih, navy, dan hitam. Bahan berserat tebal, tahan lama, serta kompartemen luas sehingga memuat banyak barang. Anda juga bisa dengan mudah melipat dan memasukkan ke dalam tas. Jika kotor, juga bisa langsung dicuci dan digunakan kembali.

c. SanDisk CZ550 Ultra Curve USB 3.2 100MBps Flashdisk – 64GB

USB Flashdisk sangat diperlukan bagi para pekerja untuk menyimpan file yang penting. Nah, dengan memberikan benda kecil ini, bisa sangat berguna bagi penerima untuk memudahkan pekerjaannya. Apalagi dengan kapasitas 64 giga byte akan memudahkan karyawan menyimpan file dalam jumlah yang banyak.

Kami juga menyediakan pilihan paket souvenir kantor premium yang bervariasi  yaitu: 

d. ETHNIC 23-3

Pilihan pertama dari kami yaitu paket seminar kit Ethnic 23-3 berisi backpack forester, agenda tiks, bluetooth speaker, dan name tag ethnic. Dengan isi selengkap ini, barang-barang yang diberikan bisa sangat berguna bukan hanya untuk menunjang saat kerja tapi juga saat berkegiatan di tempat lain. 

e. Giftset

Dari sisi packaging, paket ini terlihat sangat eksklusif karena dikemas dengan hard box. Di dalamnya juga terdapat barang-barang penunjang pekerjaan seperti  pulpen pointer, tempat kartu nama, dan gantungan kunci.

Jangan salah lho, meskipun sekarang sudah serba digital, tapi memberi kartu nama saat bertemu relasi baru masih berlaku. Untuk itu, agar Anda bisa dengan mudah menyimpan kartu nama dari kenalan Anda, SOUVIA memudahkan untuk  menaruh kartu nama di dalamnya untuk keperluan bisnis. 

Sedangkan pulpen pointer memudahkan untuk melakukan presentasi dan gantungan kunci dihadirkan sebagai cinderamata agar mereka bisa ingat dengan perusahaan dan momen acaranya.

Jika Anda hanya memiliki waktu singkat untuk mengadakan rapat kerja kantor dan memerlukan souvenir kantor yang cepat, tak perlu khawatir di SOUVIA tersedia juga produk souvenir ready stock.

Keuntungan memesan souvenir ready stock dari kami yaitu barang pasti tersedia, pengerjaan cepat yaitu hanya memerlukan 2-3 hari kerja, hanya tinggal diberi logo  dan branding pada souvenir-nya. Dengan begitu, pengiriman pasti jadi lebih cepat.

Namun, yang menjadi catatan, produk ready stock adalah produk best seller dengan pilihan terbatas. 

Mau menambahkan desain seperti gambar, tulisan, maupun logo perusahaan di permukaan souvenir yang dipesan? Jangan khawatir, kami memberikan promo free design hanya untuk Anda. Nantinya, Anda hanya perlu komunikasikan keinginan desain seperti apa yang mau dibuat dengan tim kami. 

Tunggu apalagi, segera hubungi sales executive SOUVIA sekarang juga untuk melakukan pemesanan dan jika masih ada pertanyaan, jangan ragu sampaikan pada kami, ya!

CEK INSPIRASI LAINNYA:

• Souvenir Corporate Gifts dari SOUVIA. Pilih yang Mana?
• 5 Rekomendasi Corporate Souvenir Bermanfaat dan Berkesan
• 6 Rekomendasi Bentuk Kalender untuk Segala Fungsi