Apa Itu TOR dalam Penyusunan Acara? Ini Penjelasannya

Dalam menyusun sebuah acara besar, umumnya divisi acara akan menyusun ToR yang berisi kerangka acuan kerja. Sebelum menyusunnya, penting untuk memahami apa itu ToR dan strukturnya. 

Mengutip situs djpb.kemenkeu.go.id, ToR mencakup penjelasan mengenai apa, mengapa, siapa, kapan, di mana, dan bagaimana kegiatan akan diselenggarakan. Secara keseluruhan, ToR memberikan gambaran umum tentang kegiatan teknis yang akan dilaksanakan. 

Apa Itu TOR? 

Apa itu ToR? ToR atau Terms of Reference adalah dokumen yang memberikan penjelasan mengenai dasar, tujuan, dan kerangka kegiatan yang akan dilaksanakan. TOR sering dipakai dalam berbagai situasi, seperti penelitian, proyek pembangunan, dan konsultasi.

ToR berperan penting dalam pengelolaan kegiatan karena memastikan bahwa semua pihak memiliki pemahaman yang jelas tentang harapan dan tanggung jawab mereka. ToR berfungsi untuk memberikan kejelasan terkait kegiatan, mendukung perencanaan, dan meningkatkan akuntabilitas.

ToR akan disampaikan kepada berbagai pihak yang relevan, termasuk tim acara, pemangku kepentingan, pengelola kegiatan, pihak sponsor, evaluator atau auditor, otoritas regulasi, serta masyarakat umum yang menjadi target kegiatan.

Apa Saja yang Ada dalam ToR?

Menyusun ToR yang efektif memerlukan pendekatan yang terstruktur. Berikut adalah beberapa konteks yang ada dalam ToR.

• Latar Belakang

Latar belakang menjelaskan konteks dan alasan di balik kegiatan. Hal ini meliputi ide, dasar, serta konsepnya. Selain itu, aspek hukum dan kebijakan yang berhubungan dengan proyek juga dapat dijelaskan di bagian ini.

• Maksud dan Tujuan Kegiatan

Bagian ini menjabarkan tujuan yang ingin dicapai dalam proyek, termasuk hasil-hasil tertentu yang diharapkan. Tujuan kegiatan penting untuk memastikan bahwa aktivitas yang dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan.

• Metodologi

Metodologi menjelaskan metode yang akan diterapkan untuk mencapai tujuan. Metode ini bisa meliputi pengumpulan data, analisis, dan strategi pelaksanaan.

• Tim

Di bagian ini, ToR mencakup informasi tentang anggota tim yang terlibat dalam kegiatan tersebut serta jobdesc nya masing-masing.

• Jadwal dan Tempat

Menjelaskan waktu dan lokasi pelaksanaan kegiatan. Sebelum mencantumkannya, jadwal dan lokasi telah disepakati bersama serta mendapatkan izin dari pihak yang berwenang.

• Uraian Kegiatan

Uraian kegiatan menjelaskan aktivitas yang akan dilaksanakan dengan jelas dan mendetail. Di bagian ini juga bisa disertakan time table yang menunjukkan kapan, durasi, dan siapa saja yang akan berkontribusi dalam setiap sesi kegiatan.

• Anggaran

Anggaran mencakup Rencana Anggaran Biaya (RAB) secara menyeluruh dan detail yang diperlukan sepanjang pelaksanaan proyek. Penyusun ToR harus mencantumkan rincian mengenai jumlah gaji, penggantian biaya, akomodasi perjalanan, serta fasilitas lain yang diperlukan untuk mendukung kelancaran proyek.

Demikianlah pembahasan mengenai apa itu ToR dan konteks di dalamnya. Dengan memberikan kerangka kerja yang jelas dan terstruktur, kegiatan yang direncanakan akan berlangsung dengan sukses.